Habitualmente, muchas organizaciones se ponen a acometer cambios internos sin pararse a pensarlo detenidamente para planificarlo adecuadamente. Se lo plantean una vez que ya están introducidos los cambios para intentar que funcionen y esto es algo erróneo porque así jamás van a funcionar los cambios por muchas veces que lo intentéis.
Hay que allanar previamente el terreno dentro de cada empresa antes de realizar modificaciones en la misma para evitar problemas y así que todo el mundo tenga claro por qué se hacen y qué proceso van a llevar para evitar dudas o temores de cualquier tipo.
Los cambios hay que llevarlos poco a poco, en distintas fases porque no podemos cambiar todo a la vez porque entonces será un caos y no conseguiremos nada efectivo que ayude a mejorar alguna de las patas que cojean en la organización.
En primer lugar, hay que plantearse: ¿es necesario hacer cambios en la organización? Esto requiere hacer un análisis global pormenorizado de la compañía para poder sacar conclusiones coherentes. Habrá que ver los niveles de eficiencia, de productividad, de alcance de objetivos, ver los resultados obtenidos a nivel de pérdidas y ganancias, la gestión de las personas en los distintos equipos y todos los demás aspectos que sean precisos. En caso de que la respuesta a esta pregunta sea negativa no hay que hacer mucho más y deberemos repetir el proceso de análisis con periodicidad para evitar sustos futuros. Si por el contrario la respuesta ha sido afirmativa, deberemos de lanzar otra pregunta ¿en que áreas, zonas o departamentos de la compañía hay que llevar a cabo los cambios?
No basta con saber que hay que llevar a cabo cambios sino tener detectados con seguridad las partes o zonas donde hay que implementarlos, para actuar eficazmente en la raíz de los problemas y no meter mano allí donde las cosas vayan bien. No sería la primera vez que se introducen modificaciones en los sitios erróneos y esto no hace más que acrecentar los malentendidos porque se cambian cosas que funcionaban bien. Si los cambios que se tienen que ejecutar son muchos, deberemos dar prioridad por orden de urgencia y necesidad a la hora de determinar cuáles acometemos ya y cuáles se quedan para más adelante. Lo mejor es aglutinarlos por áreas o zonas de actuación que tengan relación.
Posteriormente a esto hay que preguntarse ¿Qué cambios son necesarios? ¿Cómo los vamos a llevar a cabo? ¿Quién va a ser el encargado de efectuarlos?
Imaginemos por ejemplo que en una compañía se ha detectado que uno de los problemas radica en el departamento comercial. Tras realizarse el análisis previo, habrá que cambiar la estructura organizativa del mismo para introducir los elementos que faltan. Luego, habrá que ver si las carencias que tienen los miembros de este departamento tienen solución o por el contrario hay que buscar nuevo personal que sustituya a alguno de esos trabajadores que no encajan y ver qué hacemos también con estos últimos (reubicar o despedir; no hay mucha más opción). También deberemos volver a elaborar la estrategia a seguir por el departamento comercial y los objetivos a alcanzar para hacer que comience a funcionar poco a poco.
Habitualmente suelen ser pequeños cambios a introducir en los departamentos o secciones aunque como hemos visto en el ejemplo anterior, el cambio era más grande. Luego las personas encargadas de estos tienen que ser personas preparadas. De nada sirve que sean personas de confianza de la cúpula directiva si no tienen idea de qué y cómo hacerlo. La selección de las personas correctas será fundamental para hacer que estos cambios sean efectivos. A veces, será recomendable acceder a consultoras especializadas que hacen un gran trabajo a este respecto.
Depende de cada situación particular. Ciertas actuaciones serán más efectivas si las proponen personas imparciales que no tienen ningún tipo de interés.
Tras esto no está todo concluido porque queda por aclarar las siguiente pregunta ¿Qué partes o personas de la organización podrían mostrarse reticentes a los cambios? Siempre hay una gran mayoría de personas que tienen miedo a los cambios, no por nada sino porque es algo desconocido que no saben que conllevará. Igual más adelante, no pueden vivir sin ese cambio pero, hasta entonces, se oponen, por si acaso.
Así que en aquellas partes o zonas de la empresa que haya que hacer cambios deberemos estudiar qué personas pueden estar en contra y desglosar las razones que puedan tener para darles respuesta que desmonten su oposición y así consigamos tenerlos de nuestro lado, apoyando los cambios que siempre se hacen en beneficio de todos.
Hay que explicar claramente en qué consistirán los cambios a todos los trabajadores afectados para que los entiendan y los conozcan desde el principio, permitiéndoles participar en la puesta en marcha de los mismos, contando con su apoyo incondicional porque será demostrativo de que se cuenta con ellos.
Una vez que se haya producido todo esto de forma completa podréis poner en marcha los cambios de forma real viendo como todo esta controlado y funciona a la perfección.
Si vuestra organización es de las que introduce los cambios que sean y nunca terminan de funcionar ¿os habéis parado a pensar porque? ¿Hacéis todo el proceso detallado aquí antes de acometer los cambios?
Está en vuestra mano el conseguir que a partir de ahora funcionen los cambios que sean necesarios en vuestra compañía. Las soluciones las tenéis ahí; otra cosa es que no las queráis ver. No es cuestión de hacer cambios sino de hacer los que sean necesarios con previsión y sin precipitación. A la hora de acometer cambios la improvisación nunca ayuda y es preferible que lo aprendáis por las buenas porque sino, vais a tener más de un quebradero de cabeza.
