El concepto “hacer más horas para ser más productivos” no es correcto. Lo que hay que hacer es aprovechar y apurar nuestro tiempo laboral al máximo, es decir, consiste en organizarnos para hacer que nos cunda el tiempo efectivo en cosas que aporten valor a nuestro trabajo y a los intereses de la compañía que representamos.
Es muy habitual ponerse a hacer cosas sin analizar previamente si son necesarias o si van a aportar algo de valor por lo que merezca la pena invertir nuestro tiempo. En España hay una mentalidad equivocada: pensamos en que es más importante hacer que obtener resultados. Y no todo consiste en llevar acabo muchas tareas sino de hacer las que sean necesarias y que más valor nos aporten.
No olvidemos que los españoles somos en el ranking, unos de los trabajadores que más tiempo invertimos en nuestros trabajos, es decir, que más tiempo pasamos en nuestros puestos de trabajo pero que, al mismo tiempo, menos producimos en relación al tiempo invertido. La pregunta es obvia: ¿a qué se debe esto?
La respuesta no es tan complicada; es una falta de organización total que comienza ya desde las altas jerarquías que en la gran mayoría de las ocasiones son impulsoras de este tipo de situaciones.
Aun sigue muy arraigada la mentalidad empresarial en la que se valore más a aquellos trabajadores que más horas pasan en sus puestos. Pero no nos engañemos. Hay quien está en su puesto, pero haciendo otro tipo de labores o simplemente pasando el rato. Mientras no existan sistemas objetivos que midan de forma eficiente lo que cada uno aporta con su trabajo no se deberían hacer afirmaciones categóricas al respecto. Es más, a los empresarios que piensan que a más horas invertidas por sus trabajadores en sus puestos de trabajo mayor rendimiento, les lanzo una pregunta ¿en que se basan? Necesitaría argumentos objetivos avalados por explicaciones y ejemplos concretos.
Muchos jefes hablan de la “actitud de la caída de bolígrafos”. Para aquellos que no lo sepan, se refieren a aquellos que a la hora en punto de salida que les corresponde, se les caen los bolígrafos y les falta tiempo para irse. Vamos, que no hacen ni un minuto más. Está claro que si hay que quedarse para sacar algo de trabajo adelante, como algo excepcional, se hace porque hay que involucrarse con la compañía. Eso sí, quedarse porque sí, es una solemne tontería.
En los países europeos cumplen a raja tabla con su horario laboral y nadie les dice nada a los trabajadores por irse a su hora y hasta las personas que ocupan puestos de responsabilidad lo hacen. En muchas empresas españolas si uno no se queda más de su horario, se le mira mal. Si sacásemos ratios de la eficiencia en esas horas de más que tiene que hacer muchos trabajadores nos sorprenderíamos porque veríamos que son deficitarias y que suponen un mayor coste a las empresas y que se aporta menos, pues bajan el rendimiento después de las horas normales de trabajo.
Este es un tema cultural y de malos hábitos adquiridos a lo largo del tiempo y que ahora cuesta mucho cambiarlo en la sociedad española. Pensad que no porque se haga es lo más adecuado y que quizás hay que abrir la mente y poner todos de nuestra parte para cambiar esto.
Para comenzar voy a proceder a dar una serie de consejos que nos ayudarían a todos a ser mucho más eficientes en nuestro tiempo de trabajo si hiciésemos estas pautas de forma habitual que paso a detallar:
1. Especificar o precisar el trabajo diario que vamos a llevar a cabo en todas nuestras horas de trabajo. Pueden surgir imprevistos que nos harán cambiar los planes en función de la urgencia, sin embargo, debemos llevar una agenda de tareas en función de los plazos o de la prioridad real que tenga cada cosa. Debemos ser metódicos e intentar no desviarnos demasiado de lo previsto y, si lo hacemos, analizar qué lo produjo y en qué medida afectó a nuestro rendimiento esperado. Para eso, es aconsejable escribir todo lo que tenemos que hacer cada día, siendo realistas para seguir el guión previsto. Pero habrá que llevarlo a cabo.
2. Hacer uso de la delegación. En España nos cuesta delegar tareas en otras personas de nuestro departamento o equipo porque tenemos miedo a que nos las puedan quitar. Esto es sintomático de falta de seguridad en uno mismo. La delegación es muy positiva porque permite que otras personas vayan aprendiendo nuevas tareas que les hará avanzar además de ser un balón de oxígeno, pues se van a sentir más motivadas al ver que su compañía confía en ellos.
Para que la delegación sea efectiva hay que dedicarle tiempo; nadie ha nacido enseñado. Muchos responsables de departamentos dicen que no tienen tiempo para enseñar esas tareas a otros miembros de su equipo, así que no delegan nunca nada y siempre van agobiados y “de mala leche”. La pregunta es ¿no tienen tiempo o es que no quieren tenerlo? Yo lo tengo muy claro: no quieren tenerlo porque no les interesa. Muchas veces en los departamentos, cuantas más personas hay, peor se organizan sin pretender generalizar porque nunca nada es categórico. En los departamentos, la organización tiene que ser cada vez más plana haciendo que todos sepan hacer todo ya que esto es beneficioso en todos los sentidos.
3. Planificar el tiempo destinado a cada tarea. No es cuestión a veces de dedicar todo un día a una cosa sino de dedicarle el tiempo necesario y poder, así, avanzar. De nada sirve que nos dediquemos a algo todo un día, que luego no volveremos a utilizar o tocar en días o semanas.
4. El comunicar de forma eficaz, ser directo y concreto será fundamental. Muchas veces nos enrollamos demasiado sin ser claros y los receptores del mensaje pueden no tenerlo claro al final del discurso. Por eso, va bien preguntar para averiguar si todo ha quedado claro. De no ser así, supondrá una clara perdida de tiempo. Además, habrá que buscar el canal más rápido y efectivo para comunicar cada cosa.
5. Para ser metódicos y organizados es vital llevar un orden en la mesa de trabajo y en el PC que permita agilizar el trabajo y evite el extravió de información necesaria. También es aconsejable tener organizado el e-mail en carpetas para encontrar lo que se busca rápidamente. ¿Os habéis preguntado alguna vez cuánto tiempo efectivo de trabajo dedicáis a buscar cosas que ya tenéis pero no sabéis donde? Si se contabilizase, podríamos sorprendernos. En España, es habitual ver mesas llenas de montones de papeles que tapan la torreta del ordenador y (exagerando un poco) hasta la cara de los trabajadores. Y digo yo ¿así se puede encontrar algo? Cada uno tenemos que llevar nuestro sistema de organización, siempre y cuando sea efectivo. No es cuestión de saber que tenemos algo sino de saber donde los tenemos para evitar perder tiempo buscándolo. Por eso, hay que ir archivando poco a poco las cosas.
6. El email habrá que chequearlo regularmente. Lo mejor revisarlo por la mañana y a determinadas horas pero no podemos depender del mismo porque nos quita mucho tiempo, dedicándoselo a cosas que podrían esperar. Por eso, es fundamental educar a las personas para que sepan que se les hará lo suyo a su debido tiempo, independientemente de quien sea, en función de la importancia de cada tema. Sino lo entienden habrá que hacérselo ver. De no ser así, llegará el final de la jornada y habréis hecho todo menos lo realmente importante y esto sólo juega en vuestra contra.
7. Reuniones limitadas en el tiempo y con una agenda clara. Este es un gran fallo, sobretodo, en nuestro país. Hay que hacer reuniones productivas que sirvan para avanzar. Cada parte tiene que saber de antemano, de qué se va a hablar, para poder preparar su parte, y asistir con sus deberes hechos. Si no se han hecho, es preferible posponerla y volverla a programar más adelante. Muchos responsables se pasan todos los días efectivos de trabajo media jornada reunidos, muchas veces para nada. Yo les preguntaría ¿todas esas reuniones eran necesarias? ¿En que se avanzó? ¿Se marcaron objetivos a alcanzar para la próxima? ¿Se hará seguimiento de lo pactado? No por reunirse más se es más eficiente. Es cuestión de mantener las reuniones justas y necesarias. ¿Cuántas reuniones se desarrollan sobre temas que estaban fuera de la agenda? Innumerables, diría yo.
8. Ser breve al teléfono sin darle vueltas a las cosas. Debemos llamar para obtener la respuesta que precisamos. ¿Cuántas veces nos pegamos 15 minutos o más hablando con alguien de temas o tareas laborales para nada? El tiempo que invertimos tiene que servir para algo. Así que antes de llamar a nadie debemos plantearnos ¿Qué tenemos que decirles? ¿Cuál es la mejor forma de transmitirle eso? Si la persona a la que llamamos se va hacia otros derroteros innecesarios debemos reorientarle a lo realmente importante o posponer la conversación para otro momento en que este centrado al 100% en lo nuestro.
9. Para rendir al día siguiente en el trabajo debemos dedicar al menos 8 horas al descanso, algo que no es habitual en España porque llevamos otro ritmo de vida y de horarios. Por ejemplo, aunque está cambiando, debe de hacerse aun mucho más ¿Cuántas empresas siguen dedicando 2 horas de descanso para comer? Cuando con media hora o máximo, una hora sería más que suficiente y de esta forma vuestros trabajadores podrían salir antes sin olvidar por supuesto el servicio y la atención al cliente, que es lo primero. Aunque todo se puede conciliar con ganas.
10. Por ultimo, debemos autodisciplinarnos en la actividad laboral, evitando interrupciones innecesarias que no aportan nada, acostumbrado a la gente a que cada cosa tiene su horario, haciéndoselo saber de forma adecuada y educada.
El trabajo debe ser una responsabilidad para todos nosotros y no una excusa. Debemos incentivar de una vez la cultura de la eficiencia y no de la presencia en nuestro país. Los horarios a la carta serían una solución positiva dentro de unos límites y, así, amoldarnos a las circunstancias particulares de cada colectivo de trabajadores. Con un consenso, se logrará que todos vengan más motivados a trabajar porque se les tiene en cuenta y se quiere dentro de lo posible que puedan conciliar su vida personal y laboral.
No perdéis nada por intentar estas cosas y por establecerlo como prueba piloto para ver cómo funciona y podréis sacar vuestras propias conclusiones al respecto. ¿Qué os impide hacerlo?
