En la sociedad actual, siempre vamos con prisa, intentando llevar un ritmo mayor al adecuado; siempre parece que no hay tiempo. Pero de hecho hay tiempo para todo, dependiendo de las prioridades que le demos a cada cosa. Es cuestión de plantearse y organizarse las jornadas.
Por otro lado, somos la sociedad de las nuevas tecnologías que nos facilitan la vida bastante en comparación con otros tiempos, sobretodo en el tratamiento de la información. Sin embargo, se sigue manejando una cantidad ingente de papel de manera innecesaria que nos roba muchísimo tiempo por no saber gestionar bien los documentos.
Existen los acumuladores de papel y documentos en sus mesas de trabajo. Son los obsesionados por guardar todo “por si acaso”. Y guardar las cosas puede estar bien, pero toda acumulación de cosas sin control es peligrosa. No olvidemos el drama que viven los entornos de las personas que sufren síndrome de Diógenes: les da por acumular basura y desperdicios en sus domicilios, además de aislarse de la sociedad. Lógicamente esto no es tan extremo pero puedo convertirse en peligroso.
Hay mesas de trabajo que son verdaderos rascacielos de papeles en las que es imposible divisar a su inquilino entre tanto papel. En muchas ocasiones, están ordenados y en otras no porque para ellos todos los papeles son importantes. Los guardan todos, desde los más básicos hasta los más importantes, independientemente de la fecha de realización; pueden tener documentos del 2008 como del 2004, sin exagerar.
Fuera de los casos en los que la legislación exige guardar ciertos datos y documentos un determinado período de tiempo, lo demás dependerá de nuestro criterio. Una vez gestionado un documento, hay que archivarlo si es estrictamente preciso; sino no merece la pena guardarlo. Los archivos están para almacenar documentos que se vayan a precisar o que no los puedan solicitar en un futuro por auditorías u otro tipo de causas. Pero no sirve el guardar por guardar.
Soy de la opinión de que en las mesas de trabajo deben estar únicamente los papeles imprescindibles para ejecutar las labores diarias y, una vez tramitados, hay que proceder a archivarlos o darles salida a la papelera (espero que recicladora). No olvidemos que según estudios recientes muchos trabajadores pierden más de un tercio de su jornada en buscar papeles o documentos que no saben donde los tienen. Siempre cabe hacer un concurso de televisión titulado ¿donde están tus papeles?
Siempre existen “cajones de sastre” (o desastre) para guardar papeles o documentos tipo “varios” u “otros” que son un desorden seguro y garantizan que ocurra el traspapelar más de un documento. Esto es por pereza y por el hábito de hacer las cosas siempre así. Los archivos que guarden papeles tienen que tener carpetas específicas con los nombres concretos de cada asunto que guardan que nos ahorraran mucho tiempo.
Siempre hay quien dice que dentro de su desorden encuentran todo; yo les preguntaría ¿tras cuanto tiempo de búsqueda? Porque no olvidemos que no solo es importante encontrarlo sino de dar con ello en el momento preciso.
Además de todos los papeles que manejamos, tenemos la mala costumbre de imprimir todos los documentos que nos llegan, sin ningún criterio. Sólo hay que imprimir los realmente necesarios y en el momento que los vayamos a gestionar para evitar traspapelarlos. Muchas cosas se pueden leer directamente en la pantalla del ordenador y desde ahí ya poder darle salida. Es cuestión de saber tener criterio para diferenciar.
Pero no es sólo el papel. Nuestros ordenadores son acumuladores de verdaderas “reliquias”; parece que estemos esperando a que se produzca una subasta de documentos para hacernos ricos. ¿Para qué os sirven los menús de cenas de navidad del año 2005? ¿Las tarifas de productos de hace cinco años? ¿Las cifras del mes de Septiembre de 2001? ¿Correos electrónicos con un “hola” o un mail de cadena de esos “si lo mandas a 20 personas se cumplirá tu deseo”? Nadie os los va a comprar, ni se van a subastar, así que os pregunto ¿para que los guardáis? Aquí no vale el “por si acaso”, “porque sí”, “porque realmente son necesarios”, sino que necesito respuestas concretas argumentando el motivo real.
No olvidéis que acumular documentos o correos electrónicos en vuestro ordenador os va a reducir capacidad. Muchos no sois conscientes que, así como pasa con los ficheros, que se llenan, los ordenadores y los buzones de correo también sufren las mismas limitaciones. No se puede guardar todo. Pero es que el hacerlo, además, va a dificultar el poder encontrar lo realmente preciso y conllevará una pérdida de tiempo en gestionar la información. Y eso si los que realmente tengáis que guardar en carpetas especificas que no permitan almacenar ahí varios asuntos que dificulten encontrar cosas.
¿Cuántas veces os piden algún informe necesario y decís “ahora mismo te lo envío” y van pasando los segundos, minutos, horas, días, etc. pero siguen sin aparecer? Primero comienza la fase de “lo puse aquí, estoy seguro”, rastreando una y otras vez ese sitio. Luego ya empieza la fase de desesperación “de buscar en todos los sitios, incluida la papelera”. Después está la fase de “alguien me lo ha cogido”. Hay quien, incluso, reza al santo… Al final se salva la papeleta de alguna forma y el documento aparecerá al poco tiempo en el lugar menos esperado. Lo peor de todo es que no se aprende la lección y se vuelve a cometer una y otra vez el mismo error. Somos responsables por una clara falta de organización y se debe asumir y ponerle remedio de una vez.
Me gustaría recomendarles a los acumuladores de papeles, documentos, correos electrónicos, etc., que recapaciten. Tendrán que abrir sus campos de visión y darse la oportunidad de hacer las cosas de otra forma.
