La comunicación es complicada y cuesta mucho establecerla de una forma adecuada y fluida en las organizaciones empresariales. Pero no hay nada imposible. Lo primordial es tener voluntad e intención de que ésta sea excelente desde todos los ámbitos posibles.
De nada sirve, por ejemplo, tener un procedimiento de comunicación si luego determinadas personas de vuestra organización se lo “saltan a la torera” pensando que eso no va con ellas. Los procedimientos de comunicación están para que los cumplan todos los miembros de la compañía, independientemente del puesto que ocupen el la misma.
Los trabajadores quieren que se cuente con ellos en todos los asuntos que afecten a la empresa y puedan conocer lo necesario para ser más eficientes en su trabajo y poder ir más allá al tener una información global. Muchas veces las cúpulas directivas piensan que la información solamente tienen que tenerla ellos, sin que fluya, porque no es necesario.
Si la empresa no transmite la información a su plantilla, seguramente surgirán otras formas menos ortodoxas. Cuando falta información, se suele proceder a inventarla o “ampliarla” por algo que han oído e imaginado, ellos u otras personas. Es más, aparecen rumores y el cotilleo, que dará rienda suelta a su poder destructivo. Se extiende tan rápido como una plaga por todos los rincones de la empresa.
La información que proporciona el cotilleo y el rumor no es veraz y conlleva muchos malentendidos. Cada uno cuenta lo que le parece y se generan dudas, inseguridad entre todos los integrantes de la compañía porque les surge la siguiente pregunta ¿Qué, de todo lo que se dice, es cierto y qué no?
Muchas veces, la empresa mantiene un hermetismo con la información, aun consciente de los rumores y continúa sin notificar nada. Es decir, ni confirma ni desmiente el rumor. Esto no hace más que alentar a que sigan aumentando el rumor, aumentando detalles que se alejan (o no) de la realidad.
Obviamente, no se debe desmentir ni confirmar nada porque, una vez que el rumor ya fluye, el mal está hecho. Así que hay que anticiparse al mismo para que no surja y la salud de la empresa no se resienta.
Por ello, para saber como funciona la comunicación en vuestras compañías debéis lanzaros las siguientes preguntas ¿Cómo se entera vuestro personal de la información? ¿Qué hacéis vosotros para mantener informadas a vuestras personas? ¿Qué necesitan saber?
Debéis ser autocríticos con vosotros mismos y reconocer los errores y las cosas a mejorar a nivel comunicativo. Esto no significa que haya que buscar una cabeza de turco a la que echar las culpas y lo solucionemos todo cortándole la cabeza. No ayudará a solventar el problema. Hay que seguir analizando la situación.
La gente necesita saber lo bueno y lo malo que les afecte en alguna medida. No es necesario entrar al detalle sino informar sobre las cosas que pasan. Las personas no tienen que saber todas las cosas al detalle. Solamente hay que darles la información que se pueda proporcionar para que estén al tanto de las cosas de forma adecuada.
Una empresa es un ente vivo, en el cual pasan cosas constantemente y esto lo tenemos asumido todos. Así que debéis comportaros con naturalidad porque las personas que conforman vuestras empresas no son tontas. Es preferible que se enteren por vosotros que por terceras personas a través de canales no oficiales.
A veces el problema son las filtraciones de información. Aquí el problema sí que radica en una persona en particular, que “se va de la boca” cuando no es la persona adecuada para desvelar información. En caso de que esto pase hay que investigar quién lo filtro para indicarle que no debe hacerlo. Igualmente, la información hay que transmitirla en primer lugar a los interlocutores que más les afecten.
Para que una organización tenga una estructura efectiva, se deberá hacer hincapié en la unión y la coordinación de sus trabajadores que, a su vez, necesitarán que se les demuestre que se cuenta con ellos en todo momento. Hay que establecer vínculos de unidad y confianza. Si les mantenéis informados van a sentir que os importan y que contáis con ellos. Todo lo que les afecte se les debe comunicar, buscando la mejor manera de hacerlo y el momento justo.
Si la comunicación funciona bien eliminaremos a “don rumor” y a “doña cotilleo”. De la misma forma, evitaremos dosificar esfuerzos por malentendidos a la hora de transmitir la información. De nada sirve que tengamos multitud de reuniones para coordinarnos a la hora de trabajar en equipo en las organizaciones si, a la hora de la verdad, no seguimos las pautas de colaboración pactadas.
Hay veces que varias personas se reparten el trabajo y cada una tiene que recopilar parte de la información para posteriormente pasársela al resto. ¿Qué pasa cuando algún miembro del grupo olvida hacerlo? Se dosifican esfuerzos, se producen malentendidos, se omite la información a personas interesadas.
Por ello, hay que planificar de forma excepcional qué personas tienen que recibir la información y exigir que se haga. La información es poder y todos debemos colaborar para que fluya y ayude a la compañía a llegar lo más lejos posibles.
Pero no tenemos que quedarnos a nivel global de empresa. La información también ha de centrarse en el departamento. Cuanta más información posean todos los componentes del mismo, mejor. Ayuda mucho que una persona conozca el funcionamiento de todo su departamento a pesar de que el sólo se encargue de una parte pequeña de las tareas. Sin embargo, esto le va a ayudar a conocer todo el proceso y poder aportar en algún momento dado algo que se le ocurra.
En muchas ocasiones, no se puede aportar todo lo que uno lleva dentro porque se priva de información que permitiría sacar ese potencial.
El poder hay que repartirlo de forma equitativa. No puede ser que a unas personas de la organización se les dé toda la información y a otras nada. Siempre habrá quien tenga que estar enterado de todo, pero no ha de ser el único. Hay que repartir el poder informativo de forma justa y coherente.
Podéis ser escépticos con respecto a estas reflexiones. De todas formas ¿Qué os cuesta intentarlo? Os puedo asegurar que nada. Si vuestra empresa tiene serios problemas debido al rumor, habrá que buscarle las causas y ponerle remedio.
Debéis ser responsables y saber sacar partido del potencial de vuestras personas. Esto comienza por escucharles constantemente para saber y entender qué necesitan y tratar de dárselo dentro de lo posible. Escuchar significa preocuparse por lo que os dicen, a pesar de no siempre compartirlo. Además, el escuchar ha de ir acompañado de un no juicio. No es el momento para hacerlo.
A veces el motivo por el que no conseguís retener a vuestras personas pueda venir por estas circunstancias porque todo cuenta.
No llegareis a ningún lado sin vuestras personas y debéis amoldaros a ellas. El mantener posturas rígidas no os va a ayudar. Hay empresarios que piensan que el que no esté contento con lo que hay que se vaya, que ya contratareis a otro. Pero… ¿por qué no están contentos? ¿Son sólo los que hablan los insatisfechos? El desconocimiento es clave para entorpecer el avance de las empresas. Y es cierto. Si se van, se puede contratar a más gente, pero… necesitarán un período de adaptación al puesto, a la compañía, que es un coste adicional que haciendo las cosas bien, se podría ahorrar.
Las cosas hay que demostrarlas en el momento y la comunicación es de vital importancia. Tenéis que estar disponibles para que vuestras personas os puedan manifestar cualquier cosa que les preocupe o necesiten. De la misma forma tenéis que informarles de lo que les ayude y necesiten saber. Esto hay que hacerlo en su momento.
Debéis controlar los rumores y conseguir que las personas dediquen su potencial en otras cosas que no tenga que ser en conseguir información que se la debe proporcionar su compañía o los integrantes de la misma.
El rumor y el cotilleo hacen que la gente pierda su valioso tiempo en esto. Así que prestarle más atención y preocuparos por que la información se canalice por los medios y de la forma adecuada. La compañía debe controlar la información y no la información a ella.
La comunicación es poder, debe estar al alcance de todos. Pero no se debe desestimar el poder del rumor. Así pues, habrá que actuar en consecuencia para evitar que se extienda la información errónea. Una empresa donde fluya la información oficial de forma adecuada, tendrá a sus trabajadores más enfocados en otras tareas que las de elucubrar sobre los diferentes temas que puedan surgir. Además, el estar coordinados conllevará una mayor fortaleza a la hora de hacer frente a la difícil situación empresarial en la que vivimos.
