Entrevista sobre Gestión Documental Móvil

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Internet nació como fuente de información pero con el desarrollo de las redes sociales se ha convertido en medio para compartirla, fenomeno que se está acelerando con la llegada de las tecnologías móviles, como smartphones y tabletas PC, bajo redes 4G y protocolos de intercambio de datos como CMIS.

Todo esto está provocando cambios importantes en las formas de trabajar como profesionales de la información y documentación; cambios a los cuales debemos estar preparados para no quedarnos atras en esta nueva e innovadora época de cambio social desde la tecnología celular.

Por ello, la Fundación Ciencias de la Documentación realizará en noviembre de 2011 la Jornada MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT donde se darán cita profesionales de la información, empresas e instituciones, para debatir como las tecnologías móviles/celulares/inalambricas están cambiando la forma de trabajar en las unidades de información (Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentación, Museos).

ENTREVISTA YERBABUENA SOFTWARE

Con el fin de conocer todos los puntos de vista que las nuevas tecnologías de la información y comunicación móviles están afectando a nuestras relaciones sociales como ciudadanos, y a las formas de trabajar como profesionales de la Información y Documentación, en especial en procesos de Gestión Documental en entornos de movilidad, la Fundación Ciencias de la Documentación ha iniciado una serie de entrevistas a profesionales de empresas documentales relacionadas con estas temáticas.

En esta ocasión, nos acompaña José Luis de la Rosa, Ingeniero informático y Fundador de la empresa Yerbabuena Software (España). Pueden ver su entrevista íntegra desde: http://www.documentalistas.org/entrevistas/joseluis_delarosa.php

Pregunta 1. Cuéntenos un poco más sobre Usted para que nuestros lectores puedan conocerle mejor

En 2005, tras estudiar Ingeniería Informática, fundé la empresa Yerbabuena Software directamente desde la Universidad y como un proyecto Spin Off. Desde entonces no hemos parado, hemos estado en Vietnam y, también, hemos abierto oficina en Silicon Valley (California).

Además, hemos conseguido clientes como BNP Paribas, el Ejército de Tierra, BBVA, Cajasol, Ayuntamiento de San Sebastian (Donosti) o Leroy Merlin. Todo ello, empezando desde cero y en cinco años. Un periodo en el que la empresa ha pasado de la nada a estar en camino de conseguir una facturación de un millón de euros, prevista para finales de este año 2011.

Pregunta 2. La Fundación Ciencias de la Documentación organiza los días 23, 24 y 25 de noviembre de 2011 la Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT, tema en el que su empresa es especialista. ¿Podría explicar a nuestros lectores en qué consiste la Gestión Documental/Gestión de Contenidos Móvil y qué ventajas aporta?

Las ventajas son las propias de la utilización del móvil, y van implícitas en esta palabra: movilidad.

Podemos ser capaces de visualizar, modificar y reenviar documentos utilizando, únicamente, el móvil. De igual forma, también podemos crear documentos desde un móvil, utilizando la cámara y un software OCR sobre un papel directamente (tras una reunión); o digitalizando, sobre un periódico directamente, algo que nos interese y queramos compartir en nuestro gestor documental con la gente de nuestra organización, por ejemplo.

Además, el futuro es 100% móvil, con aplicaciones que también sirven para los tablets en Android y iOS (iPad e iPhone de Apple) y que, cada vez más, van a tender hacia la ejecución de comandos por voz.

Tanto Google como Microsoft o Apple ya tienen grandes desarrollos en el reconocimiento de voz, lo que facilitará interactuar con documentos y no enfrentarse a interfaces de usuario pequeñas y trabajosas para gestionar documentos.

Imagine las facilidades que esta tecnología puede ofrecer a un comercial que tiene una reunión en Sevilla, por poner un ejemplo real y cercano. Durante la reunión, este comercial puede fotografiar los documentos documentos (georeferenciados), guardarlos en el gestor, según el contenido y el lugar en el que nos encontremos, y, a partir de aquí, el gestor decidirá automáticamente donde deben ir los documentos. Así, durante el viaje de vuelta, dicho comercial podrá editar los documentos, añadiendo nuevas notas y utilizando, únicamente, la voz.

Ahora mismo los interfaces son táctiles en la mayoría de aplicaciones de gestión documental móvil, pero pronto dejará de ser así.

Imagine, también, cómo sería poder añadir, a toda esta funcionalidad, las ventajas de la firma digital, para poder autorizar una compra o cualquier trámite desde el móvil. Este tipo de tecnologías benefician, incluso, las tramitaciones electrónicas entre los ciudadanos y la administración pública.

Pregunta 3. Parece que todo apunta a que el futuro de la gestión de contenidos pasa por la movilidad (como indica el estándar CMIS), pero el desarrollo de la tecnología 4G supone una inversión costosa para las empresas de telecomunicaciones, y por tanto reacias a realizar. ¿Será esto un problema para el desarrollo de la Gestión Documental Móvil?

Los documentos son ligeros en comparación con otros tipos de contenidos, como, por ejemplo, el audio o, no digamos, el vídeo. El 4G está para quedarse, y supondrá un avance significativo en la velocidad de la gestión de los datos en el móvil, pero en los documentos ya es, hoy día, factible trabajar con una buena conexión 3G, por lo que con 4G sería instantáneo.

No sería un problema porque la Gestión Documental Móvil ya está instaurada en organizaciones, que son pocas, pero poco a poco se está extendiendo sin necesidad del 4G.

El 4G ayudará, como cualquier avance tecnológico, en la velocidad a nivel de infraestructura, pero no será determinante. Además, como cualquier tecnología nueva y al igual que le pasó al 3G, al principio será relativamente cara y luego irá bajando su precio.

De todos modos, para las empresas y organizaciones que consideren su información como algo vital, el tener un acceso rápido no será visto nunca como un gasto, sino como una buena inversión.

Pregunta 4. Yerbabuena Software cuenta con una solución de Gestión Documental Móvil ¿nos podría contar algo más de ella? ¿Qué destacaría de la misma como interesante para los profesionales de la información y documentación?

Como usted mencionaba, el estándar CMIS está siendo determinante en las aplicaciones de Gestión Documental Móvil y nuestra aplicación se basa en este estándar, por lo que puede servir para acceder a los sistemas ECM más importantes del mercado, como Nuxeo, Documentum, Alfresco, Sharepoint y OpenText.

En nuestro producto, ECM Mobile, hemos tratado de hacer muy sencillo el interfaz, con iconos atractivos y una interactuación muy rápida.

La aplicación tiene miles de descargas en el Marketplace de Google para Android y en la tienda iTunes para iPhone/iPad.

Pregunta 5. ¿Podría comentarnos algunos de los últimos proyectos llevados a cabo por Yerbabuena Software dentro del entorno de la movilidad de contenidos/información?

Trabajamos con el Ejército de Tierra, e imagine el siguiente escenario:

Un soldado en misión humanitaria necesita realizar una operación médica de urgencia o desactivar un modelo concreto de una mina de tierra. En este tipo de situaciones, habitualmente, hay vidas en riesgo y, en la mayoría de los casos, no se puede esperar a la llegada de un especialista porque el tiempo siempre juega en contra. Así es que si el soldado está equipado con la información necesaria para llevar a cabo estas actividades, será mucho más valioso y eficaz, ya que será capaz de salvar esas vidas.

Está claro que no será igual de útil con una serie de manuales que sin ellos, y llevar toda esa información encima no es posible en formato “papel”.

Este es uno de los casos de uso más atractivos en los que estamos trabajando, aunque también en otros sectores como en la banca nos piden aplicaciones de movilidad para gestionar documentos, para el trabajo de personas que viajan (banca corporativa) o directores de oficina que se desplazan a ver a clientes, y pueden resolver todos los trámites “aquí y ahora”.

Pregunta 6. La Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT pretende dar respuesta a cuestiones como el papel que juegan los profesionales de la información y documentación en estos entornos móviles. Desde su punto de vista ¿qué conocimientos, habilidades o preparación deberían contar los profesionales de la documentación para ejercer su profesión eficientemente en entornos de gestión de información móvil?

No cambia mucho, a nuestro juicio, con respecto a gestionar documentos desde una aplicación web. Quizás, se añade de manera natural la geolocalización de documentos (que se puede aplicar como un metadato a un documento creado de forma automática), o la creación de documentos a partir de realizar un escaneado con la cámara de fotos.

Existe una aplicación en iPhone, por ejemplo, que permite digitalizar una tarjeta de contacto y pasarla a la libreta de direcciones. Esto, en una feria comercial o evento de networking en el que se reciben varias decenas de tarjetas, con los datos de cada contacto con el que interactuamos, supone un ahorro considerable de tiempo con respecto a ir a nuestro PC e incorporar, de forma manual, estos datos a nuestra agenda digital o CRM. Con el móvil podemos, simplemente, escanear la tarjeta y guardar los datos en el mismo momento en que conocemos al contacto. Podemos decirle “ya no hace falta la tarjeta en papel gracias” y en un segundo, reenviar el contacto por email a cualquier otro contacto de nuestra organización. Todo esto en segundos, y en tiempo real.

Pregunta 7. Muchos participantes a la Jornada MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT lo harán desde Latinoamérica, ¿en su opinión, existen diferencias sustanciales entre España y Latinoamérica en estos campos de la movilidad?

Sabemos que en algunos países de Latinoamérica cambia mucho la cuota de los vendedores de terminales.

Estamos hablando en todo momento de Smartphones, o sea, teléfonos de gama mediaalta, y en LatinoAmérica la principal diferencia que hemos observado es un dominio por parte de Blackberry (que no lo es tanto en España) y, quizás, la presencia, aún significativa, de Nokia, que en Europa ha perdido la cuota en estos terminales “inteligentes” mucho más rápido. El caso de Nokia puede ser debido a unos precios más asequibles con respecto a los terminales de Apple (iPhone), principalmente.

Pregunta 8. ¿Cómo considera que la situación financiera – económica actual puede afectar al sector?

“Periodo de crisis” es igual a “periodo de oportunidades”, aunque los cambios han sido bruscos y muchas empresas los han sufrido mucho.

En cambio, las empresas tecnológicas salimos reforzadas, y temas como la Gestión Documental Móvil, que tanto influye en la eficiencia y productividad de empresas y organismos públicos, es determinante.

Los que apuestan por invertir en tecnología son los primeros en salir de la crisis, esto está ocurriendo ahora mismo en Alemania y Estados Unidos, dos países plenamente basados en una economía de conocimiento.

Pregunta 9. Por último, le cedemos la palabra para que se exprese libremente

Para acabar me gustaría aclarar un par de conceptos. Primero, con respecto a Estados Unidos y otros países europeos, podemos decir que, hoy día, existe una brecha en formación y tecnología que debemos eliminar, y para ello es necesario contar con el trabajo y esfuerzo de todos. Todos debemos poner nuestro granito de arena.

En segundo y último lugar, evangelizar sobre tecnología es algo que hace mucha falta en nuestro propio país y esto no lo decimos sólo por ser interesados, ya que por suerte tenemos presencia en otros mercados, sino porque es un hecho palpable.

Finalmente, me gustaría agradeceros la oportunidad de participar en la entrevista y felicitaros por la iniciativa. Hasta la próxima.

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