“Está reunido”… es la infranqueable muralla en la que nos estrellamos, bastante a menudo, cuando pretendemos hablar con alguien y no podemos porque él “está reunido”. Hoy no haremos referencia a aquellas ocasiones en las que jefes de despachos, así como ayudantes y asesores son defendidos por sus secretarios o secretarias con un simple “está reunido”. Ášnicamente hablaremos de las veces en las que está reunido de verdad.
“Las reuniones de nuestro equipo son una calamidad. Estoy perdido, no sé como mejorarlas. Somos todos buenos profesionales individualmente, sin embargo, cuando nos reunimos, sólo conseguimos perder el tiempo. Pasamos horas reunidos y no llegamos a acuerdos, por un lado no sabemos comunicarnos con equidad, por otro lado la desconcentración planea constantemente sobre todos nosotros». Me confesaba hace poco el Director Gerente de una gran organización.
Proudfoot Consulting realizó un estudio en 235 empresas en todo el mundo, sobre el aprovechamiento de las reuniones, y encontró que sólo un 41% preparaba una planificación de la reunión antes de llevarla a cabo, de estas sólo un 38% la cumplían, y de éstas, únicamente un 13% revisaba lo tratado al final de la reunión.
¿Por qué tanta reunión improductiva?. Es evidente que las reuniones son necesarias, ya que constituyen el instrumento de comunicación interna más popular en el mundo organizacional. Además de ser valoradas por facilitar el contacto “face to face”, que contribuye a cohesionar el equipo de trabajo, son muy útiles para decidir, previo debate, sobre asuntos que tienen relativa trascendencia; así mismo son necesarias para fijar criterios, poner en común distintos aspectos y compartir opiniones. Bien planificadas y dirigidas, nos llevan a crear enlaces y sinergias entre todos y cada uno de los integrantes de la organización, ya que la participación de cada uno de ellos, solamente puede hacerse efectiva a través de herramientas e instrumentos afinadamente diseñados para tal fin. Verse las caras puede venir bien, pero no puede ser el objetivo de las reuniones.
Sin embargo gran parte de las reuniones que se celebran, no son tan eficaces como sería deseable, y en muchas ocasiones porque no están bien organizadas, ni convenientemente preparadas por el coordinador o jefe del equipo, o simplemente se convocan sin una razón de peso que justifique que la reunión sea realizada. Cuando esto ocurre, las reuniones terminan convirtiéndose en una pérdida de tiempo, cuando no en un “escondite del trabajo que espera” al otro lado de la puerta de la sala de juntas. Y, aunque más imperceptiblemente, hiere la profesionalidad de cada uno de los miembros del equipo, que salen de la reunión preguntándose: “y, ¿para esto nos reunimos?”. Más allá: la reunión va perdiendo su poder simbólico, pasando de ser un instrumento de trabajo, a desenfadados grupúsculos o cenáculos de camaradas.
Si tuviéramos en cuenta, que reunirse implica fijar un orden del día, avisar con tiempo a las personas que han de participar en ella, requerirles cierto nivel de exigencia en el conocimiento de los temas que se van a tratar, y establecer y cumplir (sin justificaciones para la impuntualidad) un tiempo de inicio y finalización de la misma, aumentaría el nivel de eficacia de las reuniones, y consiguientemente de la efectividad organizacional. Hacer reuniones maratonianas es hacer reuniones improductivas. Es una realidad que gran parte de las reuniones fracasan debido a que la gente llega a ellas tarde, y en muchas ocasiones, sin interés.
Por otro lado, es responsabilidad del coordinador o jefe del equipo, evitar que la reunión se convierta en una balacera de ataques personales, y facilitar la participación de todos los integrantes, evitando monopolizaciones de argumentos o tiempos de exposición, utilizando si fuera preciso la autoridad que su rango le confiere. Así mismo es responsable de que la reunión no se aleje de los objetivos para los que fue convocada, y derive en una mera conversación sin conclusiones. Ni que decir tiene que, las conclusiones de una reunión, así como las decisiones adoptadas, deben de quedar reflejadas en un acta de reunión, para ser cumplidas.
La lástima es, que de ser grandes herramientas, las reuniones pueden llegar a ser la cosa que más tiempo hace perder en una carrera profesional: reuniones tediosas, innecesarias, inútiles y culpógenas, ya que muy a menudo se convierten en el instrumento idóneo para echar la culpa y poner en evidencia a nuestro enemigo en la organización.
