Todos, en más de una conversación informal con otros compañeros de trabajo habéis estado hablando sobre que funciones os tocan acometer en vuestro día a día, sin daros cuenta de que os estáis refiriendo a las descripciones de vuestros puestos de trabajo, en mayor o menor medida. Y partiendo de esto ¿Os habéis parado a pensar qué son las descripciones de puestos de trabajo?, ¿Para que sirven?
Para la gran mayoría de las personas, la descripción de puestos es saber qué es lo que tienen que hacer en sus puestos de trabajo, además de establecer dónde comienzan y acaban sus responsabilidades. Y ahora os pregunto yo ¿Cuántos de vosotros lo sabéis? Pues sinceramente de forma clara y adecuada, muy pocas personas.
Luego ya el para qué sirven, ni os lo habéis planteado porque no nos paramos a ir más allá de lo que son las cosas.
La descripción de puestos es de lo que todo el mundo habla en más de una ocasión pero que pocos saben en realidad en qué consiste y la utilidad que puede tener para todos vosotros.
Antes de comenzar la descripción de puestos de trabajo hay que proceder a realizar el análisis de los puestos de trabajo en función de su naturaleza y no de la personas o personas que vayan a o estén desempeñando esos puestos. Todos surgen de unas necesidades que tienen que cumplir. Por lo tanto, deberemos de observar las mismas y en función de las mismas, descubrir qué tiene que desarrollar cada puesto de trabajo en si para cumplir esas necesidades. Igualmente en el análisis hay que ver qué tienen que aportar los trabajadores que ocupen u ocupan esos puestos para cumplir con las tareas que exige ese puesto de trabajo.
Por resumir, podríamos definir el análisis de puestos de trabajo como la observación general de forma minuciosa y objetiva del contenido, aspecto y condiciones que rodean a cada puesto de trabajo que se verán reflejadas en la correspondiente descripción.
A continuación, entramos de lleno en las descripciones de puestos de trabajo en si, que son una herramienta que debe reflejar de forma detallada qué es cada puesto de trabajo, qué funciones tienen que acometer las personas que los desempeñen, cuáles son sus responsabilidades, de quiénes dependen y a los que tienen que reportar, herramientas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo, aptitudes, actitudes, competencias, formación que deben de tener los trabajadores que vayan a ocupar cada puesto de trabajo especifico, etc. En otras palabras, las descripciones de puestos de trabajo son los retratos de lo que hace cada puesto, para qué sirven estos y lo que se puede esperar de ellos.
Por supuesto, cuantos más datos tengamos podrán tener más utilidad dentro de la compañía. Las descripciones de puestos de trabajo ayudan mucho o deberían hacerlo, a los departamentos de personal y a las otras personas de las empresas involucradas en la selección de personal para saber qué deben cumplir los candidatos ideales y poder explicar de forma detallada lo que tendrán que desempeñar en el mismo. De la misma forma sirve para los procedimientos de promoción interna de la compañía. Son imprescindibles las descripciones de puestos de trabajo de cara a llevar a cabo las evaluaciones de los puestos de trabajo.
Las descripciones de puestos de trabajo sirven de la misma forma para elaborar el organigrama de la compañía porque ambos deben estar relacionados y no estar separados como pasa en muchas compañías.
El problema es que las descripciones de puestos suelen ser genéricas y sin valor que recogen unos cuantos datos de forma espontánea, sin un análisis previo.
Las descripciones de puestos de trabajo deben ser detalladas y ser revisadas constantemente para reflejar los cambios que se vayan introduciendo en cada puesto ya que debe ser una lectura actual de lo que son. En su elaboración deben estar implicados el departamento de personal, los responsables de cada departamento involucrado, la cúpula directiva y las personas de la compañía que fuesen precisas, porque es un trabajo de equipo, ya que no olvidemos que cuatro ojos ven más que dos y así sucesivamente.
De la misma manera las descripciones de puestos de trabajo deber ser conocidas por todos los miembros de las empresas para saber que deben hacer, que se espera de ellos, etc.
La descripción de puesto debe de comenzar por especificar el nombre del puesto, el departamento en el cual se integra, puesto o puestos de los que depende y su situación dentro del organigrama.
Luego deben especificarse las funciones que tienen que desempeñar las personas que ocupen cada puesto de una forma precisa y extensa. Por supuesto, no habrá que olvidar que una descripción de puestos es imposible que refleje al detalle el 100% del trabajo de cada profesional porque es una descripción del puesto en si y no de cada persona. A lo que me refiero, es que van a verse reflejadas grupos de tareas específicas. No por que no estén incluidas, no han de hacerse. Un puesto de trabajo puede suponer actividades extra que no estén especificadas en la descripción del puesto. Es lo que se entiende por flexibilidad.
También se deben especificar las metas a las que se quiere llegar. Es una forma de clarificar conceptos y evitar malos entendidos. Además, tiene que quedar claro a quien se debe reportar especificando el puesto de trabajo concreto al que acudir para evitar interpretaciones de ningún tipo.
Igualmente se deben de reflejar los requisitos que debe de cumplir cada trabajador que desempeñe ese puesto especifico a nivel de estudios, competencias, actitudes, aptitudes, etc. También deberían venir reflejados el nivel de conocimientos de determinados aplicaciones o herramientas técnicas que se requieran en cada puesto. De cara a poder justificar que las personas que ocupan esos puestos los tienen. Eso sí, las descripciones de puestos deben recoger todo aquello que realmente se precisa para el desempeño del mismo. Porque a veces se inflan las descripciones en las empresas con multitud de requisitos que nadie necesita para desempeñar esos puestos de trabajo.
De la misma manera, se deben recoger las herramientas precisas para poder ejecutar esas tareas, contemplando las condiciones del puesto de trabajo a nivel de ergonomía para evitar ubicaciones erróneas por no contemplarlo. Sin olvidar, por supuesto, la relación de riesgos que puede conllevar cada puesto en caso de haberlos.
Una vez que tenemos la descripción de puestos es de obligada necesidad que cada vez que se incorpore un nuevo trabajador a la compañía o se cambie a alguien de puesto, se le entregue y explique la descripción del nuevo puesto de trabajo para que todo quede claro y en caso de que pueda tener dudas el trabajador pregunte para despejarle los interrogantes que pueda tener. Y esta descripción de puestos ya se la queda el.
Para finalizar, me gustaría pedir que las empresas se conciencien de la importancia que tienen las descripciones de puestos de trabajo y le saquen el verdadero partido que pueden tener a pesar de lleve un gran trabajo detrás que luego se vera recompensado. De esta forma dejaremos de verlo como algo residual. Eso si, habrá merecido la pena porque todos los trabajadores sabrán que tienen que hacer y a quien acudir y pregunto yo ¿Pasa esto ahora en vuestras empresas? De esta forma se ahorra mucho tiempo que se invierte en cosas productivas y sino hacer la prueba.
